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档案管理系统软件功能需求分析



档案管理系统软件功能需求分析
目录
2功能和性能要求.42.1档案数据采集与加工模块.4
2.1.1档案接收系统.4
2.1.2数据移植.5
2.1.3馆藏历史档案数字化.5
2.2档案数据存储及管理模块.5
2.2.1档案信息标准化管理.5
2.2.2档案分类.6
2.2.3档案数据著录.6
2.2.4档案信息鉴定.6
2.2.5.存储管理.6
2.2.6目录管理.6
2.2.7信息.6
2.2.8报表打印.6
2.2.9实物条码管理.6
2.3档案数据查询利用模块.6
2.3.1档案信息开发.7
2.3.2综合智能查询.7
2.3.3档案借阅管理.7
2.3.4支持网站信息发布.7
2.4系统维护模块.8
2.4.1系统维护主要要求.8
2.4.2基础数据维护.8
2.4.3权限管理系统.8
2.4.4用户管理.8
2.4.4数据备份与恢复.9
2.4.5信息加密.9
2.4.6版权保护.9
2.4.7日志管理.9
2.4.8档案综合管理.9
2.5系统帮助模块.9

1主要功能描述
档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节,包括对档案数字化工作中的扫描、数据转换、修版、文字识别(OCR)、正文录入、校对、著录、审核等处理环节的管理功能;文件或材料收集;档案整编(数据采集、类目设置、分类排序、数据校检、目录生成、数据、打印输出等基本功能,并能实现根据主题词(或关键词)及分类号自动标引的功能);检索查询;借阅管理;档案利用;档案编研;辅助实体管理(包括对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管理或处理)。
主要功能一是通过与公文管理子系统的连接实现综合办公系统的收、发文在流转结束后进行预归档,通过系统提供的数据接口,将需要归档的信息传输至档案管理系统。二是通过对已有馆藏文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案等的数字化,实现档案的全面自动化管理和提供不受用户站点限制的网络查询利用服务。
根据当前IT技术在档案行业的应用潮流,参照国内数字化档案馆的应用需求,档案管理系统应包括以下几个方面的模块:
●档案数据采集与加工模块
●档案数据存储及管理模块
●档案数据查询利用模块
●系统维护模块
●系统帮助模块
2功能和性能要求档案管理系统按照信息流的过程应分为五个功能模块:档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。其功能涵盖对非数字化档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储,应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、发布、利用等过程。
2.1档案数据采集与加工模块档案数据采集与加工模块承担各类数字档案的采集并发出存储指令。数字档案的来源包括馆藏档案数字化、接收直属各单位档案部门档案(或目录)以及面向社会征集的档案和其它档案信息。能实现多种方式文件的输入采集。
2.1.1档案接收系统把OA系统中形成的档案文件的条目信息和原文一同转入档案管理系统,经过档案人员整理,形成电子档案以供查询、利用,实现文档一体化。
l档案人员可以利用系统提供的立档单位已整理的卷内文件和待编目的案卷功能中的添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作,对立档单位提交的文件、档案、资料进行存储和归档(分类组卷)。
l对于跨年度而尚未办结的档案,可通过手工设置自动转入下一年度进行归档。
档案员对已录入档案目录、从其它系统自动导入档案的各类目录信息的进行整理。
整理完毕的档案目录根据档号组成原则自动生成档号、馆号,入相应的档案目录库。生成各种报表。
(2)面向社会或个人接收的档案信息:它们主要是社会上个人通过某种方式移交的档案信息,可以是目录和文件,也可以只是目录。
2.1.2数据移植从旧档案管理系统中移植档案资料数据信息。
通过数据转换功能可以自动读出老数据库中的字段结构,让管理人员自己选择老字段对应新库中的那一个字段,从而一一建立其字段间的对应关系。根据设定的转换条件将记录自动转换到新的档案管理系统中。
2.1.3馆藏历史档案数字化馆藏资源数字化是指对档案资料,包括纸质档案资料、视频资料和音频资料,对它们进行数字化加工。
(1)纸质公文档案的OCR与原件影像扫描、采集、著录
纸质文件的扫描需要考虑速度、识别率